Hur många vakter behöver ditt event? Tumregler per storlek

En enkel tumregel: räkna med ungefär en person i säkerhetsbemanningen per 100 gäster som lägsta nivå, och tätare än så när alkohol serveras, kvällen är sen eller lokalen är komplicerad. En privat fest för 50 till 100 gäster klarar sig ofta med en till två personer. Ett event för 300 till 800 gäster behöver ett team på fem till tio. Siffrorna bygger på 15 års erfarenhet och är inga myndighetskrav. Har ditt arrangemang tillstånd med villkor gäller villkoren, alltid.

Tumregler per eventstorlek

Så här dimensionerar vi oftast: 50 till 100 gäster bemannas med en till två personer, 100 till 300 gäster med två till fyra, en klubbkväll med tre till sex och en större fest på 300 till 800 gäster med fem till tio. Blandningen av ordningsvakter och värdar beror på vad kvällen kräver. Tabellen nedan visar vanliga upplägg att utgå ifrån.

Siffrorna är medvetet spann. Två event med exakt lika många gäster kan behöva helt olika bemanning. En sittande företagsmiddag för 250 personer med tydligt slut vid midnatt är ett lugnare uppdrag än en klubbkväll för 250 med öppen bar till klockan 03. Därför säljer vi aldrig bemanning per tabell. Vi frågar först vad det är för kväll.

Den lägsta rimliga nivån är sällan noll. Även på en liten privat fest gör en enda erfaren person i dörren stor skillnad: någon som håller koll på vilka som kommer in, fångar upp en gäst som fått för mycket och tar diskussionen innan den blir ett problem. Mer om just privata fester finns i vår guide om att hyra vakter till fest.

Faktorerna som ändrar siffran

Sex faktorer avgör om ditt event ligger i botten eller toppen av spannet: alkoholservering, åldersgrupp, hur insläppet och kön ser ut, lokalens utformning med våningar och utrymningsvägar, om det finns garderob, och om arrangemanget är offentligt eller privat. Ju fler av dessa som drar åt det krävande hållet, desto tätare bemanning behöver du.

Alkohol. Den enskilt största faktorn. En kväll med öppen bar eller sen servering kräver mer närvaro inne i lokalen. Det är bland gästerna berusningen märks först. I Stockholm har ställen med serveringstillstånd som håller öppet efter klockan 01 dessutom ofta ordningsvaktskrav inskrivet i tillståndet, och då är antalet inte längre en tumregelsfråga.

Åldersgrupp. En publik på 18 till 25 år kräver generellt mer aktiv närvaro än en publik på 40 plus, både i dörren och inne i lokalen. Skillnaden bygger på erfarenhet av var kvällarna brukar kräva flest ingripanden. Ett studentevent och en jubileumsmiddag med samma gästantal dimensioneras olika.

Insläpp och kö. Ett event med förbokade namnlistor och jämnt ankomstflöde är enkelt. Ett event där flera hundra personer kommer samtidigt, ska visa legitimation och kanske betala i dörren behöver fler personer just vid insläppet, annars byggs kön och irritationen upp. En värd som arbetar kön löser mer än de flesta tror.

Våningar och utrymningsvägar. En lokal på ett plan med en entré är lätt att överblicka. En lokal på tre plan med takterrass, två trapphus och flera nödutgångar kräver personer på fler positioner, oavsett gästantal. Varje yta där gäster vistas utan uppsikt är en yta där något kan hinna hända.

Garderob. Vintertid är garderoben ett eget bemanningsbeslut. En obemannad eller underbemannad garderob skapar kö åt båda hållen och binder upp övrig personal. Egen garderobspersonal frigör ordningsvakterna till det de ska göra och är ofta det billigaste sättet att höja helhetsintrycket.

Offentligt eller privat. En privat fest för ett slutet sällskap bestämmer du själv över. Ett offentligt arrangemang kan omfattas av ordningslagen och polistillstånd, och då kan kraven komma utifrån.

Offentligt arrangemang? Då kan tillståndet styra

Om ditt event är en allmän sammankomst (till exempel en konsert) eller en offentlig tillställning (till exempel en danstillställning eller festival) på offentlig plats krävs tillstånd från Polismyndigheten enligt ordningslagen. Som anordnare ansvarar du för att det råder god ordning, och polisen kan ställa villkor för ordning och säkerhet, bland annat krav på att du anlitar ordningsvakter.

En privat fest eller ett slutet företagsevent räknas inte som allmän sammankomst eller offentlig tillställning, och där finns inget generellt tillståndskrav. Men så fort allmänheten har tillträde, eller arrangemanget hålls på offentlig plats, ändras spelplanen. I tillståndsansökan får du normalt beskriva hur ordning och säkerhet ska upprätthållas, och polisen kan sedan besluta om särskilda villkor som du måste följa.

För konserter och offentliga tillställningar kan villkoren innehålla ett uttryckligt krav på ordningsvakter, alltså personal förordnad av Polismyndigheten enligt lagen om ordningsvakter. Då är antalet och ibland även placeringen inte längre något du väljer fritt. Vår erfarenhet är att en genomtänkt säkerhetsplan i ansökan, med realistisk bemanning från början, ger en smidigare tillståndsprocess än att skicka in ett minimum och hoppas.

Osäker på om just ditt arrangemang är tillståndspliktigt? Läs vår genomgång av när kommunen och polisen kräver ordningsvakter, eller fråga oss direkt så reder vi ut det åt dig.

Tillstånd och villkor slår alltid tumregler

All dimensionering i den här artikeln gäller med ett stort förbehåll: finns det villkor i ett tillstånd, gäller villkoren. Står det i ditt serveringstillstånd eller polistillstånd att du ska ha ett visst antal ordningsvakter vissa tider, då är det golvet, oavsett vad någon tumregel säger. Tumregler hjälper dig planera. Villkor är krav.

Det här är den vanligaste missuppfattningen vi möter. En arrangör räknar på gästantal och landar i en rimlig siffra, men har inte läst villkorsbilagan i sitt tillstånd. Serveringstillstånd med sena öppettider, särskilt efter klockan 01 i Stockholm, innehåller ofta specifika ordningsvaktskrav. Polistillstånd för offentliga tillställningar kan göra detsamma. Den som bemannar under villkorsnivån riskerar själva tillståndet.

Vårt råd är enkelt: läs villkoren först, dimensionera sedan. Villkoren ger golvet, tumreglerna och kvällens karaktär avgör om du bör ligga över golvet. Ofta bör du det. Villkoren säkrar en miniminivå, en bra gästupplevelse kräver oftast mer.

Rätt mix av ordningsvakter och värdar

Antalet är halva svaret. Den andra halvan är mixen. Ordningsvakter har befogenheter och krävs där tillståndet säger det eller där kvällen kan behöva ingripanden. Entrévärdar kompletterar dem: de välkomnar, arbetar kön, sköter listor och avlastar så att ordningsvakterna kan fokusera på ordningen. Ett bra team har oftast båda rollerna.

En vanlig fördelning på ett medelstort event är ordningsvakter vid entrén och inne i lokalen, värdar vid insläpp, listhantering och garderob. På större event tillkommer positioner vid utrymningsvägar, scen eller VIP-ytor. Poängen med mixen är både kvalitet och ekonomi: en värd kostar mindre än en ordningsvakt och gör dessutom ett bättre jobb i de servicetunga momenten, medan ordningsvakten gör det bara en ordningsvakt får göra.

Vår filosofi är att 90 procent av jobbet är service och kommunikation, oavsett titel på personen i dörren. När teamet är rätt dimensionerat tänker gästerna aldrig på säkerheten. De minns ett snabbt insläpp och en kväll som aldrig spårade ur. Vill du förstå rollerna på djupet har vi en egen genomgång av skillnaden mellan ordningsvakt, väktare och entrévärd.

Så dimensionerar vi ditt event

Du behöver inte räkna själv. Berätta vad det är för event, hur många gäster ni väntar, vilka tider som gäller och om alkohol serveras, så återkommer vi inom 48 timmar med ett konkret bemanningsförslag: antal, mix av ordningsvakter och värdar, positioner och en ungefärlig kostnadsbild.

Vi har bemannat Stockholms hotell, krogar och event i 15 år och vet vad olika kvällar faktiskt kräver, från 80 gäster till 800. Vi tar också hänsyn till villkor i dina tillstånd och hjälper dig se om planen håller innan kvällen är här. Skicka en förfrågan via formuläret eller mejla info@suplexsec.se, så tar vi det därifrån.